如何应对追问进度的求职者
负责招聘的HR同事除了应付庞大的招聘量和面试，其中一个烦恼就是应对过度热心的求职者。有部分求职者希望知道招聘进度，以及自己是否有机会获聘，会以电邮甚至电话询问面试者。在求职问答平台OnMyGrad上，大概百分之十的问题是询问个别MT Programme的招聘进度，可见不少求职者都会关注自己心仪职位的招聘情况，然而又未能从公司得到答案。
在讨论应对方法前，先探讨为何会出现追问进度的求职者：
- 公司因素：一般公司聘请管理培训生(MT)都涉及过千求职者。要处理庞大的人才库，整理求职者数据和面试分数往往都要用上不少时间。笔者曾试过负责一轮300人的AC 面试：为期两天，一天四场，每场四组，每组十个考生两个考官，单把全部分数输入计算机就用了两个人一整天的时间。计算好分数又需要等下一轮面试的细节，最后要等上司最后确认，才可以把消息发送到求职者。所以求职者面试后两个星期仍未收到消息也不足为奇。
- 候补因素：在聘请与落伍的中间，往往有一至两个名额作候补。成功获聘的人在上班前一天都有机会反悔，甚至上班头七天实时解约也不是新鲜事。HR不把rejection letter发给你，就是留有一线生机。
- 个人因素：会出现追问的情况，代表该应征者非常重视该职位。有部分求职者会有过分紧张的情况，生怕自己的申请被遗忘，每天追问该职位有否更新。亦有求职者可能已经得到“second choice” 的offer，想在签约前知道自己“first choice” 的机会才决定签约。
求职者的管理和沟通(Candidate Management)对企业招聘形象(Employer Branding)有深远影响。
与求职者良好沟通能有助建立公司的企业形象，反至会为公司招来公关危机。这世代把求职信息发到社交媒体已经是常态。每个公司职位都是落选者比获聘者多，作为招聘专员，能如何管理与落选者的沟通？以下有三个方法，看看你有否做到：
- 约法三章：订立明确期限，确保有效沟通。招聘者要做好期望管理(Expectation Management)，给予应征者一个明确日期前得到下一轮的消息。大多公司都会以大约日期去告诉求职者，例如「五月中旬」，「大概两星期」等等。以为把死线订得宽松点，就能免去责任。但其实就是造成期望落差的原因。较正确的作法是把下一轮消息的日期清楚列明。即使死线当天仍未有结果，也可以与求职者以电邮沟通，说明延迟原因。这个作法能除了安抚求职者，亦能为公司打造一个较开放透明的形象。
- 先利其器：良好沟通系统，消息统一发放。沟通系统除了传统的电邮和电话，现时不少HR要用自己电话，透过即使聊天软件Whatsapp甚至社交媒体Facebook与求职者沟通。虽然做法能节省时间，但此做法会令公司与外部沟通难以管理，稍有不慎就会有公关危机。较好做法是设立一个招聘部的电话号码，透过聊天管理软件供人力资源部同事共同拥有及管理。此举能确保每位求职者的查询及疑问得到妥当的回复。
- 换个角度：正面面对查询，有效利用资源。求职者如果在查询招聘进度时提供新信息，例如作品集，感谢信时，你的确会再考虑会否聘请他。但即使他没有提供新信息，公司也可以考虑推荐其他职位，毕竟这位求职者很重视与你公司的关系，换个角度，这位求职者可能也是可造之才。
希望以上三个方法能让你改善企业招聘形象。如果各位人力资源部从业员对企业招聘形象有疑难，欢迎随时与OnGrad交流。
